Piccola guida sulla Posta Elettronica Certificata (PEC)

Le informazioni fornite in questa pagina sono tratte dal sito del CNIPA: Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione. Per approfondimenti sull'argomento si rimanda all'indirizzo:
www.cnipa.gov.it/site/it-IT/Attività/Posta_Elettronica_Certificata__(PEC)

   Cos'è e a cosa serve la PEC
   Come funziona la PEC
   Come ottenere un indirizzo di posta certificata
   Link utili
   Riferimenti normativi



Cos'è ed a cosa serve la PEC

Cos'è
PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata.
È un sistema di "trasporto" di documenti informatici del tutto simile alla posta elettronica "tradizionale", cui però sono state aggiunte le caratteristiche per garantire agli utenti la certezza, a valore legale, dell'invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario.

A cosa serve
La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico (eventualmente come allegati al messaggio). Consente di certificare l'invio, l'integrità e l'avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il mittente e il destinatario.
La PEC ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, quindi l'avvenuta consegna del messaggio elettronico è opponibile a terzi.
Che differenza c'è tra la raccomandata con ricevuta di ritorno ed il servizio di PEC?
Il servizio di PEC consente di inviare documenti informatici, fornendo la "certificazione" dell'invio e dell'avvenuta (o mancata) consegna. La PEC ha, pertanto, tutti i requisiti della raccomandata A/R con alcuni vantaggi aggiuntivi:

1. tempi di trasmissione brevissimi;
2. i costi di invio/ricezione sono zero. Si paga solo il canone annuo per l'attivazione del servizio;
3. certificazione del contenuto del messaggio trasmesso (nella raccomandata A/R tradizionale viene certificata la spedizione/ricezione ma non il contenuto, cioè cosa è stato spedito/ricevuto).

Come funziona la PEC

L'utilizzo della PEC è diverso da quello di una normale posta elettronica?
Le modalità di accesso sono sostanzialmente le stesse. Si può accedere alla propria casella di PEC sia attraverso un client di posta elettronica (es. outlook) sia attraverso un browser Internet (come una normale web mail). È consigliabile usare la webmail perché è più semplice.
Se si utilizza Outlook, Thunderbird o un qualsiasi altro programma di posta questo deve essere configurato opportunamente. Di norma il gestore fornisce tutte le informazioni necessarie su questa configurazione.
La gestione dei messaggi scambiati è di solito un po' più complessa rispetto a quella di una normale casella di posta elettronica in quanto, ai messaggi veri e propri, si sommano i messaggi di servizio relativi alle varie notifiche di consegna e/o ricezione. Tali notifiche devono essere conservate come prova similmente alle ricevute e cartoline di ritorno in una normale posta tradizionale raccomandata A/R.

Quali caratteristiche ha in più la PEC rispetto all'e-mail tradizionale?
La PEC, in apparenza simile alla posta elettronica "tradizionale", offre un servizio più completo e sicuro, prevedendo:

• i livelli minimi di qualità del servizio e di sicurezza stabiliti dalla legge;
• certificazione dell'invio e della consegna del messaggio;
• l'opponibilità a terzi delle operazioni di invio e ricezione di un messaggio;
• certificazione del contenuto del messaggio.

Quando è preferibile inviare messaggi di PEC?
La casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni "ufficiali" per le quali il mittente vuole avere delle evidenze con valore legale dell'invio e della consegna del messaggio. Comunque la casella certificata del Comune può essere utilizzata per qualsiasi comunicazione, anche scrivendo da una casella di posta elettronica normale, nel caso in cui non sia indispensabile la certificazione dell'invio e della consegna.

In che modo si ha la certezza della consegna di un messaggio di PEC?
Nel momento in cui l'utente invia il messaggio riceve, da parte del proprio Gestore di PEC, una prima ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. La ricevuta costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio (non della consegna al destinatario). Allo stesso modo, quando il messaggio arriva nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l'indicazione di data ed orario, indipendente dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.

I messaggi di "ricevuta" di accettazione e/o consegna sono firmati digitalmente e vanno conservati come prova (alla stessa stregua della ricevuta e cartolina di ritorno in una normale raccomandata A/R).

Da una casella di PEC è possibile inviare un messaggio certificato a chiunque abbia una casella di posta elettronica (anche normale)?
Sì, ma l'invio e la ricezione di un messaggio di PEC hanno valore legale solo nel caso in cui anche il destinatario sia dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata.

Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di averlo ricevuto?
Se il messaggio è stato effettivamente consegnato alla casella del destinatario (cosa provata dalla ricezione del messaggio di notifica) quest'ultimo, per legge, non può negarne l'avvenuta ricezione, anche nel caso in cui egli non abbia effettivamente letto il messaggio stesso.

La ricevuta di consegna del messaggio, firmata ed inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l'ora in cui il messaggio è arrivato nella casella di PEC del destinatario, certificandone così, a norma di legge, l'avvenuta consegna.

Come ottenere un indirizzo di posta certificata

Come si richiede il servizio di PEC?
Per prima cosa è necessario che l'utente scelga (in funzione delle proprie esigenze/preferenze) il gestore di PEC con cui vuole attivare la propria casella. Per attivare la casella di Posta Elettronica Certificata è necessario seguire le istruzioni contenute nel sito o nel manuale operativo del Gestore scelto.
L'elenco dei gestori di PEC è segnalato nei link utili.
Gestire una casella di posta elettronica certificata è un po' più complicato di una e-mail normale: ogni azione di invio o ricezione di messaggi certificati genera più e-mail con allegati (messaggio, conferme, errori, etc.). Per non creare confusione è consigliabile, quindi, tenere separata la gestione della posta elettronica normale dalla posta certificata.